Miten automaatio voi säästää jopa 90 % ilmoittautumiseen käytetystä ajasta? Terveydenhuollon digitalisaation ydin on rutiinien vähentäminen, jotta ammattilaiset voivat keskittyä hoitotyöhön byrokratian sijaan. Tässä artikkelissa listaamme 10 keskeistä keinoa – itsepalveluautomaateista tekoälypohjaiseen resurssien ennustamiseen – joilla parannat hoidon virtaustehokkuutta, optimoit tilankäyttöä ja luot sujuvamman potilaskokemuksen.
Digitaalisten automaatio- ja itsepalveluratkaisujen kiteytetty idea on keventää ihmisten työmäärää, vähentää rutiininomaisia työtehtäviä ja keskittää henkilöstön voimavaroja merkityksellisempään työhön. Etenkin terveydenhuoltoalalla automatisoinnille on selkeä tarve – hoitohenkilöstön pääasiallinen tehtävä on keskittyä huolenpitoon ihmisten terveydestä ja käyttää mahdollisimman vähän aikaa potilastyöhön liittymättömään byrokratiaan ja ylimääräisiin kirjaamisiin.
Listasimme 10 keskeistä keinoa, jotka auttavat terveydenhuoltoalan organisaatioita parantamaan hoidon sujuvuutta automaation avulla. Rutiinitehtävien automatisoinnin ansiosta terveydenhuollon ammattilaiset voivat keskittyä arvokkaaseen hoitotyöhön ja samalla potilaan asioinnista tulee sujuvampaa ja nopeampaa.
1. Itseilmoittautuminen säästää jopa 90% asiointiajasta
Lentokentiltä tutut itseilmoittautumisautomaatit valloittavat myös terveydenhuoltoalaa. Automaateista hyötyvät sekä terveydenhuoltoalan organisaatiot pienentyneen resurssitarpeen että potilaat parantuneen potilaskokemuksen kautta. Aikaa, joka tavanomaisesti kuluu yksittäisiin ilmoittautumisiin, esitietojen kyselyyn tai maksamiseen, voidaan lyhentää merkittävästi – automaation avulla tästä ajasta saadaan säästettyä jopa 90%. Lisäksi automaatit eivät väsy ja tarvitsevat vain vähän tilaa perinteisiin vastaanottotiskeihin verrattuna. Suurin etu sekä potilaille että terveydenhuoltoalan henkilöstölle on kuitenkin jonottamisen merkittävä väheneminen eteisissä ja aulatiloissa.
2. Päätöksenteon tukijärjestelmät tuovat laadun osaksi työnkulkua
Terveydenhuoltoalalla on oleellista noudattaa Käypä hoito -suosituksia tai organisaation omiin käytäntöihin pohjautuvia kliinisiä toimintaohjeita. Ongelmana on, että tällaisen tiedon käyttö vaatii aivokapasiteetilta paljon ja suositusten ja ohjeiden soveltaminen käytäntöön on vaikeaa, mikäli lääkäri tai hoitaja joutuu kaivamaan tarvittavia tietoja potilaskertomusjärjestelmistä. Automatisoidut päätöksenteon tukijärjestelmät, kuten EBMEDS, automatisoivat kliinisen tiedon louhintaa parantaen hoidon laatua ja pienentäen tiedonhakuun tarvittavaa työmäärää.
3. Mobiili itsepalvelu poistaa odotusaulojen jonot
Itseilmoittautuminen automaatilla on yleistynyt tämän vuosituhannen aikana ja erilaisia ilmoittautumisautomaatteja on ilmestynyt katukuvaan toimialasta riippumatta. Lentoliikenteen trendejä seuraten seuraava itsepalvelun askel terveydenhuoltoalalla on luonnollisesti mobiili itseilmoittautuminen. Omalla puhelimella ennen vastaanottoa suoritettava ilmoittautuminen ja esitietokyselyyn vastaaminen ovat tehokkaita ja turvallisia tapoja tehostaa hoidon sujuvuutta.
Koronan jälkeisessä maailmassa terveydenhuollon yksiköt haluavat suojata potilaita erilaisilta tartuntataudeilta. Oman puhelimen käyttö esimerkiksi itsepalvelupäätteen tai ilmoittautumistiskillä asioinnin sijaan ei altista potilasta normaalikäyttöä enempää bakteereille tai viruksille. Lisäksi vastaanotolle kutsuminen voidaan hoitaa etänä, jolloin vältytään turhilta jonoilta sekä keskinäisiltä kanssakäymisiltä odotusauloissa.
4. Maksuratkaisut vähentävät hallinnollista piilokuormaa
Terveydenhuollon organisoitumistavasta riippuen potilaan käyntilaskun maksaa joko potilas itse tai jokin muu taho. Jos laskun maksajana on potilas ja jos maksu on suoritettava jo sairaalassa tai terveysasemalla, kuormittaa tämä prosessi huomattavan paljon hallintohenkilöitä, kuten esimerkiksi osastosihteerejä. Samalla potilaskokemus heikkenee jonojen kasvaessa vastaanottotiskin ympärillä. Suomessa monet organisaatiot ovat siirtyneet sähköiseen laskutukseen, mutta usein käyntimaksuja veloitetaan yhä poliklinikoilla. Nämä maksut voidaan yhtä hyvin hoitaa mobiilisti tai itsepalvelupäätteillä. Miten näppärää onkaan, kun potilas saa ilmoituksen maksupyynnöstä puhelimeensa ja pyyhkäisee maksun matkaan ennen kuin on itse edes päässyt hissillä katutasoon.
5. Tilojen käytön tehostaminen parantaa virtaustehokkuutta
Potilasvirran hallinta on haaste kaikissa suuremmissa terveydenhuollon yksiköissä. Nykyaikaisten suunnittelu- ja ennustusratkaisujen avulla organisaation henkilöstömitoitusta voidaan optimoida suhteutettuna olemassa olevaan huonekapasiteettiin. Potilasvirran oikein mitoituksella säästytään myös potilaskokemusta heikentäviltä ruuhkilta yleisissä aulatiloissa, joissa potilaat saattaisivat tartuttaa toisiaan.
6. Kysynnän ennustaminen optimoi henkilöstömitoituksen
Lyhyen ja keskipitkän aikavälin kysynnän ennustemallien avulla voidaan mitoittaa paremmin organisaation henkilöstötarvetta. Ennustemallien avulla voidaan esimerkiksi ennakoida hetkiä, jolloin vastaanoton on oltava auki pidempään. Tämä parantaa potilaskokemusta, pienentää jonoja ja parantaa organisaation ydintehtävän virtaustehokkuutta.
7. Tilankäytön automatisointi korvaa manuaaliset Excel-taulukot
Huoneiden oikean allokaation suunnitteleminen on suuri työ yksiköissä, joissa on kymmeniä vastaanottohuoneita. Suunnittelussa on otettava huomioon muun muassa minkä tyyppisiä asiakastapauksia on ennustettavissa, ketkä henkilöstöstä ovat töissä ja mihin aikaan, ja mihin huoneisiin heidät sijoitetaan. Monissa organisaatioissa tätä rulettia pyöritetään Excelillä, joka onkin äärimmäisen joustava, mutta myös äärimmäisen työläs työväline yksikkökoon kasvaessa. Tämä työ pystytään hyvin pitkälle automatisoimaan niin, että suunnittelija katsoo ainoastaan läpi ristiriidat ja automaation tuloksen.
8. Perutun ajan automaattinen täyttö minimoi hukka-ajan
Palvelutuotannossa käyttämättä jäänyt aika on aina ajan, rahan ja resurssien hukkaan heittämistä. Järkevillä potilasvirranhallinnan ohjelmistoilla saadaan lääkäreille ja muille potilasvastaanottoja tekeville henkilöille läpinäkyväksi mm. se, onko potilas jo odottamassa oven takana vai ei. Tämä antaa mahdollisuuden kutsua jo paikalla oleva henkilö sisään turhan odottelun sijaan. Lisäksi nykyaikaisilla ajanvarausjärjestelmillä voidaan lähettää viesti vapautuneesta ajasta tarpeeksi ajoissa jonossa oleville henkilöille, jolloin vähennetään turhaa tyhjäkäyntiä.
9. Paikannusratkaisut sujuvoittavat liikkumista sairaalatiloissa
Erilaiset sisä- ja ulkotilan paikannusratkaisut ovat kehittyneet valtavasti viimeisen kahdenkymmenen vuoden aikana. Nykyisin laitteita, henkilöstöä ja jopa potilaita pystytään paikantamaan suurissa sairaalakomplekseissa. Tieto auttaa muun muassa löytämään laitteita, suunnittelemaan ihmisten kulkua paremmin, jäljittämään ketkä ovat olleet kontaktissa keskenään, ja opastamaan ihmisiä hoitopolun eri vaiheissa.
10. Verkkoajanvaraus ja integraatiot madaltavat hoidon kynnystä
Verkkoajanvaraus on yksi yleisimpiä terveydenhuollon itsepalvelutoimintoja. Silti etenkin julkisessa terveydenhuollossa ajanvaraus toimii usein gatekeeper-roolissa pitäen resurssien käytön kurissa. Ajanvaraus on kuitenkin mahdollista automatisoida ratkaisemalla hoidontarpeen arviointi ja ajanvarausluvan saanti ohjelmistojen avulla. Esimerkiksi Axel-järjestelmään voidaan integroida useita taustajärjestelmiä, kuten potilaskertomusjärjestelmiä tai radiologian järjestelmiä. Niiden avulla Axel pystyy tarjoamaan yhden ohjelmointirajapinnan, jota vasten ajanvaraus voidaan rakentaa - ja josta tieto ui jouhevasti kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin.
Hoidon sujuvuuden parantaminen automaation avulla on mahdollista jo nyt monin eri keinoin. Nykyaikaisten potilasvirran hallintajärjestelmien avulla saadaan merkittäviä synergiaetuja terveydenhuollon organisaatioiden toiminnan tehostamiseen, potilaskokemuksen parantamisesta puhumattakaan. Pintaan nousee väkisinkin kutkuttava ajatus – mitähän tulevaisuus tuo tullessaan?
