Kun uusi potilasvirranhallintajärjestelmä, kuten Axel Encounter, otetaan käyttöön, huomio kiinnittyy usein ensimmäisenä näkyvimpään muutokseen: itseilmoittautumiseen. Eikä syyttä. Se säästää aikaa ja resursseja, helpottaa arkea ja parantaa potilaskokemusta. Koko säästöpotentiaali on kuitenkin paljon enemmän kuin pelkkä sujuvampi ilmoittautuminen. Kun tarkastelimme erään asiakkaamme nykyprosessia vaihe vaiheelta ennen Encounterin käyttöönottoa, yksi asia nousi selvästi esiin: Suurimmat säästöt syntyvät siitä, miten ja mihin ammattilaisten aikaa käytetään ja miten dataa hyödynnetään päivittäisessä työssä.
1. Itsepalvelu helpottaa arkea
Aloitetaan näkyvästä osuudesta eli ilmoittautumisesta.
Pääaulassa tapahtuva ilmoittautuminen vie keskimäärin noin kolme minuuttia. Usein potilas joutuu myös jonottamaan vastaanottotiskille, mikä kuormittaa sekä henkilökuntaa että potilaita. Tämän jälkeen henkilökunta kirjaa potilaan sisään ja tulostaa tiedot (noin minuutti), ja tarkistaa vielä yhteystiedot (puoli minuuttia). Yhteensä tähän kuluu helposti 4-5 minuuttia potilasta kohden. Kaikki tämä aika kuluu ennen kuin potilas pääsee edes odotustilaan.
Entäpä maksaminen? Monissa organisaatioissa maksaminen tapahtuu vielä tiskillä tai erillisillä automaateilla, mikä aiheuttaa ruuhkaa, odottelua ja ylimääräistä työtä. Kun maksaminen siirretään ilmoittautumisen yhteyteen joko itsepalvelukioskille tai potilaan omaan puhelimeen, koko ilmoittautumis- ja maksuprosessi voidaan hoitaa sujuvasti ilman jonoja tai laitekapasiteetin pullonkauloja.
Axelin itsepalveluratkaisu hoitaa sekä ilmoittautumisen että maksamisen ja vapauttaa henkilöstöä muihin tehtäviin. Keskimääräinen ilmoittautumiseen kuluva aika Axelilla on vain 17 sekuntia. Maksamiseen ja tietojen keräämiseen arvioidaan kuluvan noin minuutti. Ja jos nämä toiminnot hoidetaan mobiilisti, ajankäytöllä ei ole enää merkitystä – piikkitunnitkaan eivät vaadi lisää henkilökuntaa tai laitteita.
2. Suurin säästö syntyy ammattilaisten fiksummasta ajankäytöstä
Todellinen säästöpotentiaali ei löydy odotusauloista, vaan sieltä missä työ todella tapahtuu eli lääkärien ja hoitajien huoneista. Tai tarkemmin sanottuna niistä hetkistä, jolloin he eivät vielä pääse tekemään työtään, koska aikaa kuluu turhaan säätöön.
Ilman Encounteria moni ammattilainen käy läpi tuttuja, mutta raskaita rutiineja. Vastaanoton ammattilainen tarkistaa potilaan saapumisen paperilistasta, mikä vie puoli minuuttia joka kerta. Hoitaja siirtää tietoa eteenpäin käsin, usein erissä, mikä sekin vie aikaa. Potilas saatetaan oikeaan aulaan, jos hän on eksynyt väärään paikkaan – tai joskus potilasta jopa etsitään käytäviltä, mikä voi viedä useita minuutteja. Jos potilaan vastaanotto täytyy siirtää ammattilaiselta toiselle, voi siinäkin vierähtää kolmisen minuuttia, ennen kuin hoitoprosessi pääsee jatkumaan. Yhteensä näistä pienistä puroista kertyy helposti kuusi, jopa yhdeksän minuuttia "piilokuormaa" potilasta kohden. Ja tämä kaikki tapahtuu ennen kuin itse hoito ehtii edes alkaa.
Kun Encounter on käytössä, tilanne muuttuu olennaisesti. Lääkärillä tai hoitajalla on reaaliaikainen näkymä siihen, missä potilas on ja missä vaiheessa hoitoprosessia hän on. Potilaan kutsuminen onnistuu nappia painamalla tai se voidaan automatisoida niin, että tekstiviesti lähtee potilaan puhelimeen juuri oikealla hetkellä. Paperit ja manuaaliset tarkistukset jäävät pois, eikä potilasta tarvitse enää etsiä tai hänen liikkeitään ei tarvitse arvailla. Kaikki toimii saumattomammin ja se tarkoittaa, että ammattilainen voi käyttää aikansa siihen, mihin hänet on koulutettu eli potilaan kohtaamiseen ja hoitamiseen.
Kun säästöt kohdistuvat kliiniseen työaikaan, vaikutus ei jää piiloon, vaan se näkyy suoraan lisääntyneinä vastaanottoina, lyhentyneinä odotusaikoina ja tehokkaammin käytettyinä resursseina.
3. Datan avulla arki selkeytyy ja tilannekuva paranee
Kaikkea hyötyä ei tarvitse mitata minuutteina. On olemassa myös hiljaisempia vaikutuksia eli vaikutuksia, jotka näkyvät ajan kanssa mutta tuntuvat jo arjessa eli juuri niissä kohdin, missä työpäivän sujuvuus, yhteistyö ja asiakaskokemus kohtaavat.
Yksi tällainen hyöty syntyy siitä, että ammattilaisilla on jatkuva näkyvyys päivän potilasvirtaan. Ajanvarauslista ja tieto potilaan sijainnista helpottavat päivien rytmittämistä ja tuovat ennakoitavuutta työhön. Kun tiedetään, missä ja milloin kollegat työskentelevät, koko tiimi voi toimia kuin hyvin viritetty kone – ilman jatkuvaa kyselyä ja epävarmuutta. Myös tilojen käyttö tehostuu. Kun huonevaraukset näkyvät suoraan järjestelmässä, ei enää tarvitse soitella tai arvailla, onko jokin tila vapaana. Tämä vähentää paitsi säätöä myös turhaa stressiä.
Potilasvirran ohjauksen hallinta tuo päivään lisää selkeyttä. Potilaat kutsutaan vastaanotoille sujuvammin ja ohjataan oikeaan paikkaan. Näin vältetään turhat siirtymät ja odotustilanteet, jotka kuormittavat niin henkilökuntaa kuin potilaita itseäänkin.
Ja mikä tärkeintä – kun dataa kertyy jatkuvasti, sen avulla voidaan tehdä pieniä mutta merkityksellisiä parannuksia arkeen. Datan avulla resurssien käyttöä voidaan suunnitella fiksummin, piikkitunteihin voidaan varautua paremmin, ja toimintaa voidaan kehittää koko ajan kohti sujuvampaa huomista.
Yhteenveto: Säästöt syntyvät ajasta, ei vain teknologiasta
Itsepalvelu on tärkeä osa sujuvaa hoitopolkua, mutta suurimmat hyödyt tulevat siitä, että ammattilaisten aikaa käytetään järkevästi ja että data tukee päätöksiä, niin hetkessä kuin pitkällä aikavälillä.
Sen sijaan että lääkäri käyttäisi aikaa potilaan etsimiseen käytäviltä, hän näkee yhdellä silmäyksellä, missä potilas on ja milloin tämä on valmis vastaanotolle. Paperipinot ja manuaaliset tarkistukset väistyvät, ja koko prosessi muuttuu läpinäkyväksi ja jatkuvasti kehittyväksi kokonaisuudeksi.
Juuri näissä hetkissä syntyy todellinen säästö – ja samalla parannetaan sekä ammattilaisten työrauhaa että potilaan kokemusta.
