När ett nytt system för patientflödeshantering som Axel Encounter tas i bruk, riktas uppmärksamheten ofta först till den mest synliga förändringen: självincheckningen. Och det med all rätt. Det sparar tid och resurser, underlättar arbetsdagen och förbättrar patientupplevelsen. Men hela besparingspotentialen är mycket större än bara en smidigare incheckning. När vi analyserade en kunds nuvarande process steg för steg före implementeringen av Encounter, blev en sak tydlig: de största besparingarna uppstår genom hur och var vårdpersonalens tid används – samt hur data används i det dagliga arbetet.
1. Självbetjäning förenklar vardagen
Vi börjar med den mest synliga delen – incheckningen.
Incheckning i en huvudentré tar i genomsnitt cirka tre minuter. Ofta måste patienten dessutom stå i kö, vilket belastar både personal och patienter. Därefter registrerar personalen patienten (ungefär en minut) och kontrollerar kontaktuppgifterna (ytterligare en halv minut). Totalt tar detta 4–5 minuter per patient – innan de ens kommer till väntrummet.
Och betalningen då? På många håll sker betalningen fortfarande vid en disk, vilket leder till köbildning, väntan och extra arbetsmoment. Genom att flytta betalningen till incheckningen – via självbetjäningskiosk eller patientens egen telefon – kan hela processen hanteras smidigt utan köer och flaskhalsar.
Axels självbetjäningslösning sköter både incheckning och betalning, vilket frigör personalresurser. Den genomsnittliga incheckningstiden med Axel är bara 17 sekunder. Med betalning sker det fortfarande under minuten. Om allt sker via mobilen, blir tid inte längre en flaskhals – inte ens under rusningstid.
2. De största besparingarna uppstår genom smartare användning av arbetstid
De verkliga besparingarna uppstår inte i väntrummen, utan där arbetet sker – i läkarnas och sjuksköterskornas rum. Eller mer exakt: i de stunder då de ännu inte kan påbörja sitt arbete på grund av onödiga avbrott.
Utan Encounter går många medarbetare igenom tunga rutiner. Receptionisten ankomstregistrerar patienten på papperslistor eller is system – 30 sekunder varje gång. I bland för personalen vidare informationen manuellt, vilket också tar tid. Patienten kan behöva visas till rätt väntrum, eller i värsta fall letas upp i korridorerna – vilket kan ta flera minuter. Om besöket behöver flyttas från en vårdgivare till en annan kan förlänga processen med upp till tre minuter. Dessa små moment adderas lätt upp till 6-9 minuter per patient innan vårdmötet ens har börjat.
Med Encounter förändras allt. Läkare och sköterskor ser i realtid var patienterna är och i vilket skede av vårdprocessen de befinner sig. Inkallning sker med en knapptryckning eller automatiskt via SMS. Pappersarbete och manuella kontroller försvinner. Ingen behöver längre leta efter patienter. Allt flyter smidigt, och vårdpersonalen kan fokusera på det de är utbildade till – att möta och behandla patienter.
När besparingar nyttjas för klinisk arbetstid, blir effekten tydlig: fler mottagningar, kortare väntetider och bättre resursanvändning.
3. Data ger struktur i vardagen och bättre lägesbild
Alla fördelar behöver inte mätas i minuter. Det finns också mer subtila effekter – sådana som blir fullt synliga efter en tid, men omedelbart märks i vardagen i de ögonblick där arbetsflöde, samarbete och kundupplevelse möts.
En sådan fördel är kontinuerlig insyn i dagens patientflöde. Bokningslistan och information om var patienten befinner sig gör det lättare att planera dagen. När man vet var kollegorna jobbar kan hela teamet fungera som en väloljad maskin – utan ständiga frågor eller osäkerhet. Även användning av lokalerna blir effektivare. Med rumsbokningar direkt i systemet behövs inga gissningar eller samtal för att hitta lediga utrymmen.
En strukturerad styrning av patientflödet gör arbetsdagen tydligare. Patienterna kallas in smidigare och styrs rätt direkt. Det minskar onödiga förflyttningar och väntetider – och avlastar både personal och patienter.
Och viktigast av allt – när data samlas kontinuerligt kan man göra små kontinuerliga och meningsfulla förbättringar. Resurser kan planeras smartare, rusningstider hanteras bättre, och hela verksamheten utvecklas mot ett smidigare arbetsflöde.
Sammanfattning: Besparingar uppstår genom tid – inte bara teknik
Självbetjäning är en viktig del av en smidig vårdkedja, men de största vinsterna uppstår när vårdpersonalens tid används klokt och data stöder beslutsfattandet – både i stunden och på längre sikt.
Istället för att leta efter patienter ser läkaren direkt var patienten är och när denne är redo. Papperslappar och manuella kontroller försvinner. Processen blir transparent och kan förbättras kontinuerligt.
Det är i dessa ögonblick de verkliga besparingarna uppstår – samtidigt som arbetsron ökar och patientupplevelsen förbättras.
