Edellisessä blogikirjoituksessani keskityin ilmoittautumisen automatisoinnin hyötylaskelmiin. Tällä kertaa käsittelen hoitotyön tehokkuuden parantamista hukka-aikaa vähentämällä – ja tähän liittyvää matematiikkaa.
Axelin ansiosta vastaanottotyötä tekevät henkilöt näkevät, missä potilas kulloinkin on. Järjestelmä siis kertoo "vastaanottovalmiuden" eli sen, onko potilas kutsuttavissa sisään vastaanotolle vai ei. Mitkä tilanteet potilasvirrassa sitten aiheuttavat ajanhukkaa? Hoitotyön tehokkuutta laskevat esimerkiksi myöhässä olevat potilaat, täysin väärässä paikassa olevat potilaat tai sisäänkutsupyynnön sivuuttaneet potilaat. Lisäksi potilasvirran hukka-aikaa tuottavat potilaat, jotka piipahtavat välillä esimerkiksi diagnostiikan puolella tai ns. no-show-potilaat eli henkilöt, jotka eivät saavu lainkaan varatulle ajalleen.
Luodaan aluksi muutamia valistuneita olettamuksia laskutoimituksemme tueksi:
- Vastaanottohenkilön (esim. hoitaja, lääkäri, fysioterapeutti, hammaslääkäri, psykologi tai erikoislääkäri) keskimääräinen kustannus kuukaudessa ilman yleiskustannusten kohdistusta on noin 5 000 euroa x 26,5% pakolliset sivukulut = 6 325 euroa. Tästä tuntikustannus on noin 40 euroa.
- Keskimäärin 17% asiakkaidemme potilaista saapuu varatulle ajalleen myöhässä. Keskimääräinen myöhästyminen on noin 4 minuuttia.
- Asiakkainamme on erilaisia yksiköitä suurista yliopistollisista sairaaloista pieniin terveysasemiin, joten on vaikeaa antaa keskimääräistä arviota, kuinka iso osa potilaista käy useammassa pisteessä yhdellä käynnillä – esimerkiksi vastaanotolla, laboratoriossa ja taas vastaanotolla. Lisäksi palvelujamme käytetään laajasti myös päivystysten potilasohjauksessa, jossa kuvantamis- ja laboratoriotutkimusten määrä on käynnin yhteydessä merkittävä. Rajatkaamme tällä kertaa kuitenkin päivystystoiminnot tarkastelun ulkopuolelle. Oletetaan kuitenkin, että 20% potilaista käy myös tutkimuksessa käyntinsä yhteydessä. Näille jälkimmäisen vastaanottoajan varaaminen on vaikeaa ellei mahdotonta, joten lääkäri joutuu tarkkailemaan lähete–vastaus-laatikkoa ja vastaanottoaulaa. Hukkaan mennyttä työaikaa potilasta kohden kertyy arviolta 4 minuuttia.
- 7% potilaista ei kuule vastaanottajan ovelta huhuilemaa sisäänkutsua ensimmäisellä kerralla. Syyt tähän ovat inhimillisiä - potilas saattaa olla keskittynyt muihin asioihin, eikä tällöin kuule tai huomaa sisäänkutsua. Yksittäisten tapausten vaikutukset organisaatiolle ovat huomaamattomia, mutta isoina määrinä vaikutukset ovat merkittäviä. Hukattu aika potilasta kohden: 4 minuuttia.
- Asiakkaidemme no-show-prosentit vaihtelevat 1,2–14,1%:n välillä. Tässä emme huomioi korona-aikaa, jolloin no-show-prosentit ovat havaintojemme mukaan lähteneet huimaan nousuun. Käytetään tähän laskutoimitukseen lukua 8% ja 8 minuuttia hukattua aikaa per potilas. Käytännössä siis jokaista 50:tä potilasta kohden 4 potilasta jää saapumatta.
- Keskimääräinen yksittäiselle käynnille varattu aika vaihtoaikoineen on 20 minuuttia.
- Käytetään esimerkkinä samaa hypoteettista terveyskeskusta kuin edellisessä blogikirjoituksessanikin. Yksikössä on 10 vastaanottohuonetta, yksikkö on auki 10 tuntia päivässä ja yksi potilas vie keskimäärin 20 minuuttia vastaanottoaikaa vaihtoaikoineen. Tämä tarkoittaa yhteensä 300 potilasta päivässä (10 x 10 x 60) / 20 = 300).
Miten yllä esitettyjä aikasyöppöjä voidaan sitten läpinäkyvyydellä ja potilaan sijainnin tiedolla välttää? Yksinkertaisimmillaan siten, että vastaanottotyötä tekevä henkilö tietää, onko potilas sisäänkutsuttavissa (eli saapunut hoitopaikkaan ja on oikeassa aulassa) ja hänen on mahdollista päättää, kenet työlistaltaan hän kutsuu seuraavaksi sisään. Axel tarjoaa myös muita toimintoja, joilla ajanhukkaa pystytään entisestään pienentämään: sama henkilö voi hoitaa kahta työlistaa/jonoa tai ottaa vastaan potilaita myös yhteisistä jonoista. Sisäänkutsut voidaan toimittaa potilaille kännykkään tai käytävien infonäytöille auloissa huuteluiden sijaan. Lisäksi muistutustekstiviestit vastaanottoajoista pienentävät no-show-tapauksia entisestään.
Tehdään vielä lyhyt säästölaskelma. Yllä mainittuja ongelmia voidaan ratkoa seuraavasti:
- Myöhässä olevien potilaiden sijaan vastaanottaja voi kutsua sisään aulassa odottavan potilaan, joka on saapunut ajalleen etuajassa (laskee haitallista myöhästyneiden aiheuttamaa hukkaa 17%→5%).
- Diagnostiikasta palaavien potilaiden tulosten odottaminen ja aulan vahtiminen, 4 minuuttia: Tämä vaihe voidaan poistaa yhtälöstä kokonaan, sillä tähän ei tarvitse käyttää enää aikaa – vastaanottajilla on tilanteesta ajantasainen kuva koko ajan.
- Potilaat, jotka eivät kuule sisäänkutsua: 7% → 4%
- No-show-potilaisiin käytetty aika, 10 minuuttia: Myös tämä vaihe voidaan poistaa yhtälöstä kokonaan. Koska vastaanottoa hoitava henkilö on jatkuvasti ajan tasalla potilaiden odotustilanteesta, hän voi ottaa myöhästymis- ja no-show-tilanteissa suoraan seuraavan potilaan sisään ja tarkastella tilannetta uudelleen seuraavassa kutsutilanteessa. Selvyyden vuoksi todettakoon, että no-show-tapaukset ovat edelleen organisaatiolle hyvin kalliita, koska em. vastaanotto on joka tapauksessa toteutettava tulevaisuudessa.
Voimme siis todeta, että ennen muutoksia aikaa hukkui esimerkkiyksikössämme 720 minuuttia per päivä. Muutosten jälkeen hukattua aikaa oli jäljellä enää 108 minuuttia. Päiväkohtaisesti potilaiden läpimenomäärä on noussut 10,2%:lla, joka on tuotannollisesti tarkasteltuna valtava harppaus eteenpäin.
Rahaksi muutettuna 612 minuutin päivittäinen säästö on 391 euroa, joka puolestaan kerrottuna 260 työpäivällä vuodessa (eli viisi päivää viikossa auki olevalla vastaanotolla) muuttaa luvun vuosisäästöksi 101 660 euroa! Jo aiemmassa blogikirjoituksessani laskimme takaisinmaksua ja investoinnin kannattavuutta, ja nämä hyödyt tulevat aiemmin laskemiemme hyötyjen päälle.
Lopuksi vielä nopea huomio no-show-tapauksista eli potilaista, jotka eivät saavu varatuille ajoilleen ja joiden esiintyvyys asiakkaillamme vaihtelee 1,2-14,1%:n välillä. No-show-tapausten määrän pienentämisellä voi olla merkittävä vaikutus terveydenhuollon yksikön läpimenoaikoihin ja tehokkuuteen. Siihen voimme pureutua myöhemmin. Haluaisitko tehdä oman organisaatiosi potilasvirtojen hallinnasta dynaamisempaa? Lue lisää, miten voit tehostaa potilasvirtojen hallintaa Axel Encounterin avulla.
