Työvuoro.xlsx, vuosisuunnitelma.xls, resurssisuunnittelu-excel, mahtiexcel, äly-excel... Maailma pyörii taulukkolaskennan ympärillä. Lähes jokaisessa organisaatiossa suunnittelua tehdään pääasiassa tässä maagisessa työkalussa. Miksi? Käydäänpä vähän tarkemmin läpi sitä, missä Excel on hyvä ja milloin puolestaan olisi aika luopua Excelin käytöstä terveydenhuollon resurssienhallinnassa.
1. Joustavuus
On olemassa kaksi keskeistä syytä sille, miksi Exceliä käytetään niin laajasti suunnittelun apuna. Olipa kyse sitten budjetoinnista tai henkilöstökapasiteetin laskennasta, työkalu on lähes kaikkien saatavilla ja se on joustava. Sen sijaan, että joutuisimme etsimään, vertailemaan, kilpailuttamaan ja opettelemaan itsellemme uuden työvälineen, me kerta toisensa jälkeen klikkaamme vanhaa tuttua X-logoa ja pääsemme nopeasti työn ytimeen. Excel on lähes loputtoman joustava. Voimme itse luoda tietomallin, laskentamallin ja ennustelogiikan sekä määritellä, miltä lopputulos visuaalisesti näyttää.
Missä Excel sitten saavuttaa rajansa? Milloin tämä magia alkaa näyttää silmänkääntötempulta ja taulukon tekohengitys pikemminkin turhauttaa kuin ilahduttaa? Excel ei juuri taivu hyvin suuren käyttäjäjoukon tarpeisiin. Ajatellaanpa tilanne, jossa kokonaisen sairaalan henkilöstötarpeen laskenta yhdistettynä huoneiden käyttöön pyrittäisiin hoitamaan niin, että jokaisen osaston vastuuhenkilö käyttäisi samaa taulukkoa. Kuinkahan monta sekuntia menisi ennen kuin taulukko olisi niin solmussa, ettei sillä tekisi mitään. Entä miten tästä selvittäisiin? Luonnollisesti palkkaamalla virallinen Excelin käyttäjä, jolle muut lähettelisivät sähköpostia. Nykyaikaista ja tehokasta? Tuskin.
2. Jäljitettävyys
Käyttöoikeuksien lisäksi Excelistä puuttuu jäljitettävyys – kuka muokkasi laskentataulukkoa, milloin muutokset tehtiin, mitä muutoksia tehtiin jne.? Nämä ovat kaikki vaikeita asioita Excelille ja versiohistorian tarkastelu onnistuukin vain mikäli tietyt lisätyökalut ovat käytössä. Vielä ongelmallisemmaksi jäljitettävyys muuttuu itse Excel-pohjan ylläpidossa.
3. Laskentataulukon elinkaari
Usein laskentataulukko on yhden tai kahden ihmisen kehittämä. Mitä tapahtuu, kun tämä henkilö päättää muuttaa organisaatiossa toisiin tehtäviin tai siirtyy kokonaan toiseen organisaatioon? Tavallisesti hänen luomansa äly-Excel elää vuoden, ehkä jopa kaksi, mutta ensimmäisen kerran, kun pitää tehdä suurempia muutoksia laskentaan, joku päättääkin tehdä kokonaan uuden taulukon.
Toiminnan suunnitteluun kehitetyt järjestelmät loistavat asioissa, joissa Excelin rajat tulevat vastaan. Suunnittelutyökaluihin on mahdollista tehdä esimerkiksi loppukäyttäjille selkeät näkymät, joista he voivat nopeasti ja vaivattomasti tarkistaa, missä tilassa heidän tulisi kulloinkin työskennellä.
4. Suunnittelun optimointi
Excel ei myöskään taivu algoritmiseen, syväoppivaan tai laajempaan skenaariopohjaiseen suunnitteluun tai optimointiin. Tämä vaatii raskaampia laskutoimituksia ja usein satojen tuhansien tai miljoonien vaihtoehtojen vertailua. Lisäksi mahdollisen toteumatiedon tuonti Exceliin on usein tuskallista, kun taas tietojärjestelmiin tällaisen tiedon tuonti oppimissykliä varten on vaivatonta.
Excel on loistava työväline organisaation suunnittelutoiminnan aloittamiseen. Sen ominaisuudet ovat parhaimillaan silloin, kun kehitetään uutta suunnittelutoimintaa ja laskentataulukkoa ei käytä kuin yksi tai enimmillään kourallinen käyttäjiä. Kun tiedetään, mitä ja miten halutaan suunnitella, suosittelen tutustumaan varta vasten terveydenhuollon suunnitteluun kehitettyihin järjestelmiin.
