Arbetsskift.xlsx, årsplan.xls, resursplaneringsexcel, smartexcel... Världen kretsar kring kalkylblad. I så gott som varje organisation görs planering huvudsakligen i detta magiska verktyg. Varför? Låt oss gå noggrannare igenom vad Excel är bra på och när det däremot är på tiden att ge upp med Excel som verktyget för hälsovårdens resurshantering.
1. Flexibilitet
Det finns två centrala skäl till varför Excel används så mycket som hjälpmedel i planering. Oavsett om det handlar om budgetering eller beräkning av personalkapacitet är verktyget tillgängligt för nästintill alla och det är flexibelt. Istället för att behöva söka, jämföra, konkurrera och lära oss själva ett nytt arbetsverktyg, klickar vi gång på gång på den gamla bekanta X-logon och kan snabbt börja jobba. Excel är nästan oändligt flexibelt. Vi kan själva skapa en datamodell, en beräkningsmodell och en prognoslogik samt avgöra hur slutresultatet ser ut visuellt sett.
Var når då Excel sin gräns? När börjar denna magi verka som bara ett trolleritrick och tabellens underhåll känns som konstgjord andning där hela alltet snarare frustrerar än glädjer? Excel passar inte så bra för en väldigt stor användarkrets. Tänk på en situation där beräkningen av bemanningsbehovet för ett helt sjukhus, i kombination med rumsanvändningen, skulle hanteras på ett sådant sätt att den ansvariga för varje avdelning skulle använda samma tabell. Hur många sekunder skulle det gå innan tabellen var så trasslig att man inte skulle göra något med det. Och hur skulle man hantera detta? Naturligtvis genom att anställa en officiell Excel-användare som andra skulle skicka e-post till. Modernt och effektivt? Knappast.
2. Spårbarhet
Utöver behörighetsfrågor saknas det spårbarhet i Excel - vem redigerade kalkylbladet, när gjordes redigeringarna, vilka ändringar gjordes osv? Allt detta är svårt för Excel och man kan endast visa versionshistoriken ifall vissa tilläggsverktyg är aktiverade. Än mer problematiskt blir spårbarheten i underhållet av själva Excel-mallen.
3. Kalkylbladets livscykel
Ofta har kalkylbladet utvecklats av en eller två personer. Vad händer då denna person bestämmer sig för att flytta till andra uppgifter inom organisationen eller helt flyttar till en annan organisation? Vanligtvis blir smart-Exceln som personen skapade kvar i ett år, kanske rentav två, men första gången när det behövs större ändringar i beräkningen bestämmer sig någon för att göra ett helt nytt kalkylblad.
System som utvecklats för verksamhetsplanering utmärker sig särskilt i de fall då Excels gränser kommer emot. Det är exempelvis möjligt att skapa en tydlig vy för slutanvändarna, där de snabbt och smidigt kan kolla i vilken lokal de ska jobba vid olika tidpunkter.
4. Planeringsoptimering
Excel lämpar sig heller inte för algoritmisk, djupgående eller bredare scenariobaserad planering eller optimering. För detta krävs mer krävande uträkningar och ofta jämförelse av hundratusentals eller miljoner alternativ. Dessutom är det ofta besvärligt att överföra eventuell utfallsdata till Excel, medan det är enkelt att överföra dylik information för inlärningscykeln till informationssystem.
Excel är ett utmärkt verktyg för att komma igång med organisationsplanering. Dess egenskaper kommer bäst till sin rätt då man utvecklar en ny planeringsverksamhet och det bara är en eller högst en handfull personer som använder kalkylbladet. När man vet vad och hur man vill planera, rekommenderar jag att bekanta sig med system som är speciellt utvecklade för planering inom vården.
