Varför räcker Excel inte längre för resursoptimering och resursplanering i vården? Även om kalkylblad är flexibla stöder de inte stora användargrupper, algoritmisk optimering eller fullständig spårbarhet. Modern planering i vården kräver dynamik som endast automatiserad planering och ett modernt planeringsverktyg kan erbjuda. Läs fyra kritiska skäl till varför det är dags att byta från manuella Excel-ark till den smarta lösningen Axel Planner.
Arbetsskift.xlsx, årsplan.xls, resursplaneringsexcel, smartexcel... Världen kretsar kring kalkylblad. I så gott som varje organisation görs planering huvudsakligen i detta magiska verktyg. Varför? Låt oss gå noggrannare igenom vad Excel är bra på och när det däremot är på tiden att ge upp med Excel som verktyget för hälsovårdens resurshantering.
1. Flexibilitet vs. skalbarhet: När Excel-magin tar slut
Det finns två centrala skäl till varför Excel används så mycket som hjälpmedel i planering. Oavsett om det handlar om budgetering eller beräkning av personalkapacitet är verktyget tillgängligt för nästintill alla och det är flexibelt. Istället för att behöva söka, jämföra, konkurrera och lära oss själva ett nytt arbetsverktyg, klickar vi gång på gång på den gamla bekanta X-logon och kan snabbt börja jobba. Excel är nästan oändligt flexibelt. Vi kan själva skapa en datamodell, en beräkningsmodell och en prognoslogik samt avgöra hur slutresultatet ser ut visuellt.
Var når då Excel sin gräns? När börjar denna magi verka som bara ett trolleritrick och tabellens underhåll känns som konstgjord andning där hela alltet snarare frustrerar än glädjer? Excel passar inte så bra för en väldigt stor användarkrets. Tänk på en situation där beräkningen av bemanningsbehovet för ett helt sjukhus, i kombination med rumsanvändningen, skulle hanteras på ett sådant sätt att den ansvariga för varje avdelning skulle använda samma tabell. Hur många sekunder skulle det gå innan tabellen var så trasslig att man inte skulle göra något med den. Och hur skulle man hantera detta? Naturligtvis genom att anställa en officiell Excel-användare som andra skulle skicka e-post till. Modernt och effektivt? Knappast.
2. Spårbarhet och datasäkerhet vid resursplanering i vården
Utöver behörighetsfrågor saknas det spårbarhet i Excel - vem redigerade kalkylbladet, när gjordes redigeringarna, vilka ändringar gjordes osv? Allt detta är svårt för Excel och man kan endast visa versionshistoriken ifall vissa tilläggsverktyg är aktiverade. Än mer problematiskt blir spårbarheten i underhållet av själva Excel-mallen.
3. Kalkylbladets livscykel och personberoende
Ofta har kalkylbladet utvecklats av en eller två personer. Vad händer då denna person bestämmer sig för att flytta till andra uppgifter inom organisationen eller helt flyttar till en annan organisation? Vanligtvis blir smart-Exceln som personen skapade kvar i ett år, kanske rentav två, men första gången när det behövs större ändringar i beräkningen bestämmer sig någon för att göra ett helt nytt kalkylblad.
System som utvecklats för verksamhetsplanering utmärker sig särskilt i de fall då Excels gränser kommer emot. Det är exempelvis möjligt att skapa en tydlig vy för slutanvändarna, där de snabbt och smidigt kan kolla i vilken lokal de ska jobba vid olika tidpunkter.
4. Algoritmisk optimering – Excels största begränsning
Excel lämpar sig inte för omfattande, scenariobaserad optimering – här behövs specialiserad teknologi, vilket är precis vad modern AI i resursplanering representerar. Att jämföra miljontals alternativ och utföra djupinlärningsberäkningar är helt enkelt för mycket för kalkylblad. Dessutom är det ofta smärtsamt att importera faktiskt utfall till Excel, medan det är helt problemfritt att överföra sådan data till specialiserade informationssystem för inlärningscykler.
Excel är ett utmärkt verktyg för att komma igång med organisationsplanering. Dess egenskaper kommer bäst till sin rätt då man utvecklar en ny planeringsverksamhet och det bara är en eller högst en handfull personer som använder kalkylbladet. När man vet vad och hur man vill planera, rekommenderar jag att bekanta sig med system som är speciellt utvecklade för planering inom vården.
