Yhteiskäyttöisten tilojen hallinta Plannerilla

Lähtötilanne – haasteita yhteisten tilojen varauksissa

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen (LUVN) perhekeskuksissa saman katon alla toimii useita eri palveluita ja ammattiryhmiä: esimerkiksi äitiys- ja lastenneuvola, perheneuvola, lastensuojelu, perhesosiaalityö, lasten psykiatria, kuntoutuspalvelut, palveluneuvonta ja hallinto. Jokaisella on omat taustajärjestelmänsä ja tilatarpeensa, mutta tilat ovat yhteisiä.

Ennen Plannerin käyttöönottoa tilavaraukset hoidettiin hajanaisesti eri järjestelmien kautta. Tämä johti epäselvyyksiin, tuplavarauksiin ja tilanteisiin, joissa työntekijä saattoi saapua paikalle vain huomatakseen, että sama huone oli varattu kahdelle.

Yhteinen nimittäjä oli selvä: tarvittiin ratkaisu, joka antaisi kaikille toimijoille näkyvyyden tilojen käyttöön ja poistaisi tuplavaraukset ja päällekkäiset varaukset.

"Planner pitää huolen siitä, että tilavarausten kokonaisuus on saumaton. Tuplavarauksia ja päällekkäisiä varauksia ei pääse syntymään."

Ratkaisu – Axel Planner tuo näkyvyyttä ja helpottaa tilojen varaamista

Ratkaisuksi valittiin Axel Planner, joka toimii LUVN:n perhekeskusten tilavarausten master-järjestelmänä ja huolehtii siitä, että tilojen käyttö pysyy hallittuna kaikissa tilanteissa. Plannerin vahvuus on sen kyky yhdistää eri järjestelmät ja toimijat yhdeksi kokonaisuudeksi.

Sujuvat integraatiot

Planner integroituu kaksisuuntaisesti muihin käytössä oleviin järjestelmiin kuten sosiaalipalveluiden AVPH-järjestelmään ja Microsoft Outlookiin, joiden kautta suuri osa tilavarauksista tehdään. Nämä integraatiot kehitettiin alusta alkaen perhekeskusten tarpeisiin. Sosiaalipalveluiden työntekijä voi tehdä asiakkaalle ajanvarauksen AVPH-järjestelmässä ja varata sen kautta samalla myös tilan asiakkaan tapaamista varten. AVPH kysyy taustalla Plannerilta, mitkä huoneet ovat vapaina ja työntekijä voi valita vapaista huoneista sopivan. Myös Outlook-integraatio helpottaa sosiaalipalveluiden arkea: varauksia voi tehdä suoraan omasta kalenterista ilman erillistä kirjautumista Planneriin.

LUVN-alueella varattavissa on yli 200 huonetta useista eri toimipisteistä. Niittykummun ja Espoon keskuksen perhekeskusten lisäksi varauksia voi tehdä myös muun muassa Hangon, Vihdin ja Kirkkonummen tiloihin. Plannerin avulla on myös mahdollista rajata, mitkä huoneet ovat varattavissa Outlookin kautta ja mitkä pidetään yksiköiden sisäisessä käytössä. Näin varmistetaan, että yhteiskäyttöisyys toimii hallitusti ja sensitiiviset tilat säilyvät suojattuina.

Hallittua tilojen käyttöä 

Axel Planner kokoaa yhteen eri toimialojen tilavaraustarpeet ja välittää tiedon reaaliaikaisesti kaikkien käyttöön. Käyttäjät voivat tehdä varauksen suoraan Plannerin käyttöliittymästä, Outlookista, AVPH-järjestelmästä tai jopa ovenpielinäytöltä. Kaikki varaukset näkyvät saman tien kaikkialla, ja jos huone on jo varattu, järjestelmä estää päällekkäisen varauksen automaattisesti. Tämä on erityisen tärkeää ympäristössä, jossa työntekijät eivät välttämättä tunne toisiaan tai tiedä, missä kukin työskentelee. Plannerin ansiosta "kirjavat laput ovissa" ovat jääneet historiaan, ja yhteiset tilat pysyvät aidosti yhteisinä.

Järjestelmä tukee myös joustavaa hallintaa: tarvittaessa yksiköt voivat itse rajata, mitkä huoneet ovat muiden varattavissa ja mitkä varataan vain omaan käyttöön. Näin esimerkiksi lastensuojelun omat huoneet voidaan sulkea Outlook-varauksista ilman, että se rikkoo kokonaisuutta.

"Uskallan sanoa, että se olisi aikamoinen kaaos, jos Planneria ei olisi."

Lopputulos: Sujuvampi ja selkeämpi tilanhallinta

Planner on tuonut perhekeskusten tilanhallintaan selkeyttä, läpinäkyvyyttä ja ennakoitavuutta. Käyttöönoton jälkeen varausprosessit ovat sujuneet ilman merkittäviä häiriöitä. Silloin kun integraatio on hetkellisesti ollut poissa käytöstä tietoliikennehäiriön vuoksi, on sen merkitys huomattu nopeasti – arki pysähtyy.

Tämän vuoden aikana Axel Plannerin kautta on tehty yhteensä jo yli 94 000 tuntia tilavarauksia. Toiminta on sujuvaa, ja henkilöstö voi keskittyä olennaiseen eli asiakkaiden kohtaamiseen ja perheiden tukemiseen.

Planner on osoittanut, että yhteiskäyttöiset tilat voivat toimia ilman sekasortoa, kun järjestelmä huolehtii synkronoinnista ja näkyvyydestä kaikkien puolesta.

"Kun integraatio oli hetken poikki, syntyi aikamoinen härdelli. Siinä huomasi heti, miten paljon Planneriin luotetaan."