Hantering av gemensamma lokaler med Planner

Utgångsläge – Utmaningar med att boka gemensamma rum

I familjecentralerna inom Västra Nylands välfärdsområde (LUVN) verkar många olika tjänster och yrkesgrupper under samma tak. Dit hör bland annat mödra- och barnhälsovård, familjerådgivning, barnavården, familjeverksamhet, barnpsykiatri, rehabiliteringstjänster, servicecenter och administration. Varje verksamhet har sina egna system och behov av lokaler, men utrymmena delas mellan alla.

Innan Planner infördes sköttes rumsbokningar i flera olika system. Det ledde till oklarheter, dubbelbokningar och situationer där en medarbetare kunde komma på plats och upptäcka att samma rum bokats två gånger.

Behovet var tydligt: en lösning som ger alla aktörer insyn i rumsanvändningen och som förhindrar överlappande och dubbelbokningar.

"Planner ser till att rumsbokningen fungerar sömlöst. Dubbelbokningar och överlapp kan helt enkelt inte uppstå."

Lösningen – Axel Planner skapar överblick och förenklar bokningen

Axel Planner valdes som huvudsystem för rumsbokning i LUVN:s familjecentraler. Det säkerställer att användningen av de gemensamma lokalerna förblir tydlig och kontrollerad i alla situationer. Planner utmärker sig genom att kunna knyta ihop olika verksamheter och system till en fungerande helhet.

Smidiga integrationer

Planner integreras tvåvägs med de system som används – till exempel socialtjänstens AVPH-system och Microsoft Outlook, som står för en stor del av bokningarna. Dessa integrationer byggdes från början för att tillgodose familjecentralernas behov.

En socialsekreterare kan boka en tid för en klient i AVPH och samtidigt boka ett rum för mötet. AVPH hämtar automatiskt information från Planner om vilka rum som är lediga, och medarbetaren kan välja det som passar bäst. Även Outlook-integrationen gör arbetsdagen enklare: bokningar kan göras direkt i den egna kalendern utan separat inloggning i Planner.

Inom LUVN finns det över 200 bokningsbara rum på flera orter. Förutom familjecentralerna i Esbo (Mattby och Esbo centrum) kan man boka rum även på andra orter, bland annat i Hangö, Vichtis och Kyrkslätt. Planner gör det dessutom möjligt att styra vilka rum som kan bokas via Outlook och vilka som används enbart internt. På så sätt säkerställs att användningen av gemensamma lokaler fungerar smidigt och att känsliga rum förblir skyddade.

Kontrollerad användning av lokaler

I praktiken samlar Axel Planner alla behov av rumsbokning vid olika verksamheter och gör informationen tillgänglig i realtid. Användare kan boka rum direkt i Planner, via Outlook, via AVPH eller till och med via dörrdisplayer. Alla bokningar visas omedelbart och om ett rum redan är upptaget förhindrar systemet automatiskt överlappande bokningar.

Detta är särskilt viktigt i verksamheter där medarbetare inte nödvändigtvis känner varandra eller vet var alla arbetar. Tack vare Planner är "lappar på dörrarna" ett minne blott, och gemensamma lokaler fungerar som just gemensamma.

Systemet möjliggör även flexibel styrning: enheter kan själva avgöra vilka rum som ska vara tillgängliga för andra och vilka som enbart bokas internt. Till exempel kan rum som används av barnavården exkluderas från Outlook-bokningar utan att störa helheten.

"Jag vågar säga att det skulle vara rätt kaotiskt utan Planner."

Resultatet: En smidigare och tydligare rumshantering

Planner har gjort rumshanteringen i familjecentralerna tydligare, mer transparent och mer förutsägbar. Sedan införandet har bokningsprocesserna fungerat utan större avbrott. När en integration tillfälligt varit nere på grund av nätverksproblem har dess betydelse blivit väldigt tydlig: vardagen påverkas direkt.

I år har det redan bokats över 94 000 timmar via Axel Planner. Arbetet löper smidigt och personalen kan fokusera på det som är viktigast – att möta klienter och stötta familjer.

Planner visar att delade utrymmen kan fungera utan oreda när systemet sköter synkroniseringen och ger alla den insyn som behövs.

"När integrationen låg nere en stund blev det snabbt rörigt. Det märktes tydligt hur mycket Planner används och behövs i vardagen."