Suun terveydenhuolto 
Kymenlaakson ja Satakunnan hyvinvointialueilla

Lähtötilanne – ajanhallinnan haasteet

Suun terveydenhuollossa työpäivän rytmi on tarkka – jokainen minuutti ratkaisee. Vastaanotoilla on täsmälliset aikataulut, mutta todellisuudessa päivän kulku elää jatkuvasti: potilaita saapuu myöhässä, kiireellisiä lisäkäyntejä tarvitaan ja osa hoitokäynneistä kestää odotettua pidempään.

Axel on laajasti käytössä suun terveydenhuollossa sekä Kymenlaakson että Satakunnan hyvinvointialueella. Kymenlaaksossa hammashoitoa tarjotaan seitsemässä toimipisteessä, joista yksi suurimmista on Kouvolan Ratamokeskus. Satakunnassa Axel tukee toimintaa kuudessa toimipisteessä – muun muassa Satasairaalassa, Raumalla, Eurassa ja Porissa – ja määrä kasvaa edelleen uusien käyttöönottojen myötä.

Molemmilla hyvinvointialueilla havaittiin, että perinteinen ajanvarausjärjestelmä ei enää riittänyt hallitsemaan kokonaisuutta. Ammattilaiset tarvitsivat reaaliaikaisen näkymän siihen, kuka on saapunut, kuka on hoidossa ja missä vaiheessa potilas on menossa. Samalla haluttiin vähentää manuaalista koordinointia ja hyödyntää olemassa olevat resurssit mahdollisimman tehokkaasti.

"Kun näemme yhdellä vilkaisulla, kuka on saapunut ja kuka on myöhässä, työpäivä on heti hallitumpi."

Ratkaisu – joustavuutta ja näkyvyyttä suun terveydenhuoltoon

Kymenlaakson hyvinvointialue otti Axelin käyttöön suun terveydenhuollossa, jotta potilasvirta ja ammattilaisten työ saataisiin paremmin näkyviin ja hallintaan. Järjestelmä mahdollistaa sekä yksilölliset ajanvarauskirjat että yhteiset, niin sanotut kimppakirjat, joita Kymenlaakson hyvinvointialueella hyödynnetään laajasti. Niiden avulla potilaita voidaan kutsua tulojärjestyksessä vapaana olevien ammattilaisten luokse hoitohuoneeseen. Ratkaisu on tehostanut toimintaa ja vähentänyt tyhjiä aikoja.

Ammattilaiset voivat myös työparina sopia, kumpi käyttää Axelia milloinkin, ja seurata huoneiden tilannetta suoraan ovenpielinäytöiltä, jotka näyttävät yhdellä silmäyksellä huoneen tilan – vapaa, varattu tai potilas sisällä. Näin tiimityöskentely helpottuu ja potilas liikkuu hallitusti paikasta toiseen ilman, että kenenkään tarvitsee etsiä potilasta tai kysellä huoneiden varaustilanteesta. Järjestelmä siis tukee eri tiimien omia työtapoja ilman, että joustavuus katoaa.

"On helpottavaa, että Axel joustaa samalla tavalla kuin me potilastyössä – kaikki ei aina mene minuutilleen, mutta järjestelmä pysyy mukana."

Axel on helpottanut myös aikataulujen hallintaa. Järjestelmään voidaan muun muassa määritellä, monenko minuutin myöhästyminen on sallittu, ja myöhässä ilmoittautumisen voi jopa estää kokonaan. Tämä tuo helpotusta suun terveydenhuollon arkeen, jossa jokainen minuutti on tärkeä.

Kun potilas saapuu hoidettavaksi, hän ilmoittautuu itsepalveluautomaatilla, joka ohjaa potilaan oikeaan odotustilaan. Axel kertoo ammattilaisille reaaliajassa, milloin potilas on saapunut ja kuinka pitkään hän on odottanut.

Jos kyseessä on kimppakirjapäivä, potilaat kutsutaan sisään tulojärjestyksessä. Hoitaja tai hammaslääkäri varaa potilaan Axelissa ennen sisäänkutsua, jolloin muut näkevät, että potilas on jo vastaanotolla eikä häntä voi kutsua toisaalle. Potilas etenee joustavasti eri hoitovaiheiden läpi – esimerkiksi suuhygienistiltä hammaslääkärille – ilman erillistä uudelleenilmoittautumista. Axel tukee myös ”kerralla kuntoon” -mallia, jossa potilaalle tehdään useampi toimenpide samalla käynnillä. 

Lopputulos – tehokasta ja sujuvaa hoitotyötä

Axel on tuonut selkeyttä ja rauhaa kiireiseen arkeen molemmilla hyvinvointialueilla. Potilaiden eteneminen on nyt läpinäkyvää ja hallittua, ja henkilöstö näkee yhdellä vilkaisulla päivän tilanteen. Manuaalinen työ on vähentynyt, ja ammattilaiset voivat keskittyä siihen, mikä on tärkeintä eli potilaan kohtaamiseen.

Axel mukautuu myös erilaisiin toimintamalleihin: se toimii yhtä hyvin perinteisessä ajanvarausympäristössä kuin joustavissa kimppakirjakäytännöissä. Ratkaisun ansiosta työskentely on hallittua ja tilanteet ovat ennakoitavissa, mikä ja tekee suun terveydenhuollon arjesta aidosti sujuvampaa.

"Axelin avulla olemme saaneet suun terveydenhuollon arkeen rytmiä ja näkyvyyttä, joita ilman työ olisi paljon raskaampaa."