Tandvård: Välfärdsområdena i Kymmenedalen och Satakunta

Utgångsläge – utmaningar i tidshantering

I mun- och tandvården är arbetsdagens rytm noggrant planerad – varje minut räknas. Mottagningarna har exakta tidtabeller, men i verkligheten förändras dagens gång ständigt: patienter anländer för sent, akuta extrabesök behövs och vissa behandlingar tar längre tid än förväntat.

Axel används i stor utsträckning inom mun- och tandvården både i välfärdsområdet Kymmenedalen och i Satakunta. I Kymmenedalen erbjuds tandvård vid sju mottagningar, varav en av de största är Ratamokeskus i Kouvola. I Satakunta stöder Axel verksamheten vid sex mottagningar – bland annat på Satasairaala, i Raumo, Eura och Björneborg – och antalet ökar kontinuerligt i takt med nya implementeringar.

På båda välfärdsområdena upptäcktes att det traditionella tidsbokningssystemet inte längre var tillräckligt för att hantera helheten. Personalen behövde en realtidsöversikt över vem som hade anlänt, vem som var under behandling och i vilket skede patienten befann sig. Samtidigt ville man minska den manuella koordineringen och utnyttja befintliga resurser så effektivt som möjligt.

"När vi med en snabb överblick ser vem som har anlänt och vem som är försenad, blir arbetsdagen genast mer kontrollerad."

Lösningen – flexibilitet och transparens för tandvården

Kymmenedalens välfärdsområde tog i bruk Axel inom munhälsovården för att förbättra översikten och kontrollen av patientflödet och yrkespersonernas arbete. Systemet möjliggör både individuella bokningskalendrar och gemensamma så kallade "gruppkalendrar", som används brett inom Kymmenedalens välfärdsområde. Med dessa lösningar kan patienter kallas in i ankomstordning till de lediga medarbetarna i behandlingsrummen. Implementeringen har effektiviserat verksamheten och minskat tomma tider.

Medarbetare kan också komma överens om att använda Axel växelvis som ett arbetsteam och följa rumsstatusen direkt via dörrdisplayer, som med en överblick visar rummets status – ledigt, bokat eller patient inne. Detta underlättar teamarbete och säkerställer att patienten förflyttas kontrollerat mellan olika platser, utan att någon behöver leta efter patienten eller fråga om rumsbokningar. Systemet stödjer alltså olika teams egna arbetssätt utan att flexibiliteten går förlorad.

"Det är en lättnad att Axel är lika flexibel som vi är i patientarbetet – allt går inte alltid på minuten, men systemet hänger med."

Axel har också förenklat schemaläggningen. I systemet kan man bland annat ange hur många minuters försening som är tillåten, och det går till och med att helt förhindra incheckning vid försening. Detta underlättar vardagen inom mun- och tandvården, där varje minut är viktig.

När patienten anländer för behandling checkar hen in via en självbetjäningsterminal, som guidar patienten till rätt väntrum. Axel informerar vårdpersonalen i realtid om när patienten har kommit och hur länge hen har väntat.

Om det rör sig om en gruppkalendardag kallas patienterna in i den ordning de har anlänt. Sjuksköterskan eller tandläkaren bokar patienten i Axel innan inkallning, vilket gör att andra kan se att patienten redan är bokad och inte kan kallas någon annanstans. Patienten går smidigt vidare mellan olika vårdsteg – till exempel från tandhygienist till tandläkare – utan att behöva checka in sig på nytt. Axel stödjer också "allt på en gång"-modellen, där flera åtgärder utförs under samma besök.

Resultatet – effektivitet och smidighet i vårdarbetet

Axel har skapat tydlighet och lugn i den hektiska vardagen på båda välfärdsområdena. Patientflödet är nu transparent och kontrollerat, och personalen får en överblick över dagens situation med en enda blick. Det manuella arbetet har minskat, vilket gör att personalen kan fokusera på det viktigaste – att möta patienten.

Axel anpassar sig också till olika arbetssätt: det fungerar lika bra i traditionella bokningsmiljöer som i flexibla gemensamma gruppkalendarpraktiker. Lösningen möjliggör ett kontrollerat arbetssätt och gör situationerna förutsägbara, vilket gör vardagen inom mun- och tandvården betydligt smidigare.

"Med Axel har vi fått struktur och ökad insyn i vardagen inom tandvården – utan detta skulle arbetet vara betydligt tyngre."