Kuvittele, että näkisit yhdellä silmäyksellä kaikki vastaanottohuoneet, aikataulut ja resurssit koko organisaatiossa. Ei loputtomia sähköpostiketjuja tai epävarmuutta siitä, missä kukin työskentelee, vaan selkeä näkymä, joka elää reaaliajassa. Tämä on keskitetyn suunnittelun ydinajatus. Keskitetty suunnittelu ei tarkoita tässä yhteydessä jäykkää ylhäältä ohjaamista, vaan yhteistä näkymää resursseihin ja aikatauluihin koko organisaation tasolla.
Blogisarjamme ensimmäisessä osassa tarkastelimme hajautettua mallia ja sen joustavuutta, mutta myös sen mukanaan tuomaa tehottomuutta. Nyt on aika kääntää katse kohti keskitettyä suunnittelua: miten se auttaa hyödyntämään resursseja paremmin, vähentää manuaalista työtä ja tekee arjesta sujuvampaa.
Keskitetty suunnittelu tarkoittaa, että aikataulutus, tilavaraukset ja resurssien hallinta tehdään yhteisen järjestelmän kautta – ei enää yksikkökohtaisesti, vaan koko organisaation laajuisesti. Tavoitteena ei ole poistaa yksiköiden päätösvaltaa, vaan luoda yhteinen, luotettava perusta, jonka päälle paikallinen joustavuus voi rakentua.
Kun kaikilla on käytössään sama tieto, työ helpottuu. Johto näkee heti, missä kapasiteettia on vapaana, ja henkilöstö tietää, missä kollegat työskentelevät. Tilojen käyttöä voi seurata reaaliaikaisesti, ja muutoksiin voidaan reagoida hetkessä.
Yhteinen suunnittelunäkyvyys ei siis tarkoita byrokratiaa. Päinvastoin, se vähentää sitä. Kun tieto on läpinäkyvää, tarvitaan vähemmän sähköposteja, puheluita ja "varmistuksia". Tämä tuo rauhaa terveydenhuollon kiireiseen arkeen.
Yksi keskitetyn suunnittelun suurimmista eduista on resurssien optimointi. Kun kaikki tilat, ammattilaiset ja aikataulut ovat samassa järjestelmässä, kokonaisuutta voidaan ohjata älykkäästi.
Jos vastaanotto peruuntuu yhdessä yksikössä, järjestelmä voi ehdottaa vapautunutta huonetta toisaalle tai täyttää sen toisella vastaanotolla. Tilat eivät jää tyhjiksi, ja käyttöaste nousee ilman lisäinvestointeja.
Esimerkiksi erään asiakkaamme sairaalassa Axel Plannerin käyttöönotto nosti tilojen käyttöasteen 54 prosentista yli 80 prosenttiin – ilman uusia huoneita tai lisää henkilökuntaa. Tämä kertoo siitä, miten paljon potentiaalia piilee pelkästään paremmin organisoidussa suunnittelussa.
Kun kapasiteetti kasvaa ilman lisäresursseja, hyöty näkyy suoraan myös potilaille: hoitoa saa nopeammin, ja henkilökunta voi keskittyä itse hoitotyöhön.
Keskitetty järjestelmä vapauttaa ammattilaisia rutiineista. Kun huonevaraukset ja vastaanottojen aikataulutus voidaan automatisoida ja optimoida sääntöjen perusteella, suunnittelijan ei tarvitse tehdä kaikkea käsin. Järjestelmä huomioi resurssit, rajoitteet ja erityistarpeet ja ehdottaa optimaalisia ratkaisuja.
Tämä ei tarkoita sitä, että ihminen menettäisi kontrollin. Päinvastoin – suunnittelija voi keskittyä poikkeuksiin ja hienosäätöön sen sijaan, että viettäisi päivänsä taulukoita muokaten.
Tuloksena on vähemmän hallinnollista työtä ja enemmän aikaa potilaille. Monessa organisaatiossa on nähty, että kun suunnittelun rutiinit automatisoidaan, hoitohenkilöstö pystyy käyttämään enemmän aikaa varsinaiseen potilastyöhön eli siihen, mikä on heidän osaamisensa ydin.
Keskitetty suunnittelu tekee näkyväksi asioita, jotka ennen olivat piilossa. Kaikki näkevät saman tiedon – ei vain johto, vaan myös työntekijät. Tämä lisää luottamusta ja yhteistyötä yksiköiden välillä.
Kun kollega näkee, että huone on vapaa tai että tiimi toisessa yksikössä on ylikuormitettu, on helpompi tarjoutua auttamaan. Samalla vältetään päällekkäiset varaukset ja epäselvyydet.
Potilaille tämä näkyy sujuvampana palveluna. Heidät ohjataan oikeaan paikkaan ilman sekaannuksia, ja muutoksista voidaan tiedottaa reaaliaikaisesti. Myös sähköiset info- ja ovenpielinäytöt päivittyvät automaattisesti, kun taustajärjestelmä on yhteinen.
Keskitetty suunnittelu ei siis ole vain hallinnollinen ratkaisu, vaan se parantaa myös potilaskokemusta.
Modernit työkalut, kuten Axel Planner, tekevät keskitetystä suunnittelusta joustavaa ja monipuolista. Tällaiset työkalut eivät ole enää jäykkiä järjestelmiä, vaan älykkäitä alustoja, jotka osaavat mukautua eri yksiköiden tarpeisiin.
Planner voidaan integroida potilastietojärjestelmiin, kuten Apotti/Epic, Esko, Lifecare tai Omni. Tällöin potilaan ajanvaraus ja huonevaraus kulkevat käsi kädessä, ja henkilöstökalenterit päivittyvät automaattisesti esimerkiksi Outlookiin.
Myös tilojen fyysinen hallinta helpottuu. Ovenpielinäytöt päivittyvät automaattisesti, eikä sihteerin tarvitse enää kiertää vaihtamassa nimiä käsin. Näytöltä näkee yhdellä vilkaisulla, kuka huonetta käyttää, onko tila vapaa vai varattu tai onko ammattilainen huoneessa potilaan kanssa.
Tällaiset pienet parannukset tuntuvat arjessa suurina helpotuksina. Kun tieto kulkee automaattisesti, virheet vähenevät ja aikaa vapautuu oikeasti merkitykselliseen työhön.
Keskitettyyn suunnitteluun siirtyminen on ennen kaikkea muutosjohtamisen kysymys. Se edellyttää koulutusta, sitouttamista ja aikaa tottua uuteen tapaan työskennellä.
On luonnollista, että alkuun uusi järjestelmä herättää epäilyksiä. Se voi tuntua etäiseltä tai liian monimutkaiselta. Siksi on tärkeää, että käyttöönotto tehdään yhdessä käyttäjien kanssa, heidän arkeaan kuunnellen. Kun ihmiset ymmärtävät, miten muutos helpottaa heidän työtään, asenne muuttuu nopeasti.
Keskitetty järjestelmä ei myöskään tarkoita "Kaikki tai ei mitään" -ratkaisua. Moni organisaatio aloittaa tietyistä yksiköistä ja laajentaa vähitellen. Näin järjestelmä voidaan sovittaa paikallisiin prosesseihin ilman, että joustavuus katoaa.
Tulokset ovat kuitenkin sen arvoisia: vähemmän päällekkäisyyksiä, vähemmän manuaalista työtä, ja ennen kaikkea sujuvampi arki.
Keskitetty suunnittelu tarjoaa parhaimmillaan kokonaiskuvan, jota hajautettu malli ei pysty tuottamaan. Sen ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa paikallisen päätösvallan katoamista.
Parhaissa ratkaisuissa yhdistyvät molempien mallien vahvuudet:
Kun nämä elementit saadaan tasapainoon, organisaation arki muuttuu ennakoitavammaksi ja rauhallisemmaksi. Johto tekee päätöksiä ajantasaisen tiedon perusteella, työntekijöillä on selkeä näkymä omaan päiväänsä, ja potilas saa sujuvampaa palvelua.
Kuten eräs Axel Plannerin käyttäjä totesi: "Kun kalenterit ja tilat tulivat näkyviksi kaikille, työrauha lisääntyi. Enää ei tarvitse arvailla, kuka on missä – kaikki näkevät saman tiedon."
Keskitetty suunnittelu ei ole vain hallinnollinen ratkaisu, vaan se on myös tapa palauttaa hallinnan tunne kiireisen arjen keskelle. Kun tilat, aikataulut ja resurssit toimivat saumattomasti, koko organisaatio hyötyy: potilas löytää oikeaan paikkaan, henkilöstö työskentelee tehokkaammin ja johto näkee kokonaisuuden.
Kun suunnittelu sujuu, myös hoito sujuu. Eli tiivistettynä: vähemmän säätöä, enemmän aikaa ihmisille.
Lue myös blogisarjan ensimmäinen osa: Hajautettu suunnittelu – paikallista joustavuutta vai tehottomuuden ansa?