Terveydenhuollossa suunnittelua tehdään joka päivä. Usein se tapahtuu näkymättömästi, mutta vaikuttaa silti kaikkeen. Kuka käyttää mitäkin huonetta, milloin hoitajat ja lääkärit ovat paikalla, ja miten aikataulut saadaan sopimaan potilasvirtaan? Nämä päätökset määrittävät arjen sujuvuuden ja sen, kuinka tehokkaasti organisaation tilat ja resurssit oikeasti palvelevat potilaita.
Silti suunnittelutavat vaihtelevat paljon. Monessa yksikössä kalenterit elävät omaa elämäänsä Excel-taulukoissa, sähköposteissa tai paperilapuilla. Huoneita varataan paikallisesti, aikatauluja sovitetaan lennossa, ja tieto kulkee parhaiten, kun tuttu kollega sattuu olemaan kahvihuoneessa. Tämä on klassinen esimerkki hajautetusta suunnittelusta eli mallista, jossa jokainen yksikkö tekee omat päätöksensä itsenäisesti.
Mutta onko se tehokkain tapa pyörittää monimutkaista kokonaisuutta?
Hajautettu suunnittelu perustuu luottamukseen: yksiköt ja osastot tietävät itse parhaiten, mitä tarvitsevat. Vastuu suunnittelusta on lähellä käytännön toimintaa, ja tämä malli koetaan usein oikeudenmukaiseksi ja ketteräksi tavaksi toimia.
Yksi mallin suurimmista eduista on autonomia ja mahdollisuus reagoida nopeasti. Kun aikataulut ja tilavaraukset päätetään paikan päällä, muutoksia voidaan tehdä lennossa ilman keskijohdon lupaa tai pitkää hyväksymisketjua. Esimerkiksi jos hoitaja sairastuu tai vastaanotto peruuntuu, yksikkö voi itse suunnitella päivän uudelleen ilman odottelua.
Toinen vahvuus on paikallisten erityistarpeiden huomiointi. Jokaisella osastolla on omat rutiininsa, potilasryhmänsä ja laitteistonsa. Esimerkiksi fysioterapian huoneet tai tietyt tutkimuslaitteet eivät ole helposti siirrettävissä toiseen yksikköön. Kun suunnittelu tehdään paikallisesti, nämä yksityiskohdat ovat tiedossa ja voidaan huomioida tarkasti.
Hajautettu malli on myös kevyt aloittaa. Se ei vaadi suurta järjestelmäinvestointia, ja olemassa olevia työkaluja voidaan hyödyntää heti. Moni organisaatio onkin päätynyt tähän ratkaisuun resurssisyistä: tuttu Excel on nopea ja helppo, eikä käyttöönottoa tarvitse suunnitella kuukausia etukäteen.
Kaiken kaikkiaan hajautettu suunnittelu voi toimia hyvin organisaatioissa, joissa yksiköt ovat itsenäisiä ja päätöksenteko halutaan pitää lähellä arkea.
Paikallinen joustavuus on arvokasta, mutta se tulee usein kalliiksi, koska kokonaisuus hajoaa. Hajautettu malli toimii yksittäisen tiimin näkökulmasta, mutta voi johtaa tehottomuuteen, kun tarkastellaan koko organisaatiota.
Yksi suurimmista haasteista on siiloutuminen ja resurssien vajaakäyttö. Kun jokainen osasto optimoi vain omaa toimintaansa, syntyy helposti tilanteita, joissa tilat ja laitteet seisovat tyhjillään yhdessä paikassa, vaikka toisaalla niitä tarvittaisiin kipeästi. Terveysasemilla tämä näkyy konkreettisesti – vastaanottohuoneita jää usein käyttämättä, vaikka viereinen yksikkö kärsii tilapulasta.
Toinen ongelma on manuaalinen työ ja virhealttius. Ilman keskitettyä järjestelmää suunnittelua tehdään usein käsin ja se vie aikaa. Monessa yksikössä sihteeri käy vielä aamuisin vaihtamassa nimikylttejä huoneiden oviin osoittaakseen, kuka huonetta käyttää. Kun aikataulut muuttuvat, nimet voivat jäädä näkyviin väärin tai huonevaraus voi jäädä päivittämättä. Pienet unohdukset ja virheet kasaantuvat ja näkyvät potilaille viiveinä ja sekaannuksina.
Kolmas haaste liittyy tiedonkulkuun ja läpinäkyvyyteen. Kun suunnittelu on hajallaan, johto ja muut osastot eivät näe kokonaiskuvaa. Sama työntekijä voidaan varata kahteen paikkaan yhtä aikaa tai potilaan ohjaus takkuaa, koska tieto huoneista ei päivity reaaliaikaisesti. Tämä hajanaisuus lisää stressiä kaikilla tasoilla, eikä kukaan oikein tiedä, missä ollaan menossa.
Lisäksi hajautettu malli vaikeuttaa järjestelmien välistä integraatiota. Jos jokaisella yksiköllä on omat varaus- ja suunnittelukäytäntönsä, tietoja ei saada siirtymään potilastietojärjestelmään, Outlook-kalentereihin tai sähköisiin info- ja ovenpielinäyttöihin. Tuloksena on päällekkäistä tietoa, virheitä ja ylimääräistä työtä.
On helppo kysyä, miksi näin toimitaan edelleen, jos haasteet ovat niin ilmeisiä. Vastaus löytyy usein historiasta ja tottumuksesta. Hajautettu suunnittelu on ollut käytäntönä vuosikymmeniä. Se on kasvanut organisaatioiden mukana, ja monelle työntekijälle se tuntuu turvalliselta ja hallittavalta tavalta toimia.
Lisäksi monessa organisaatiossa keskitetyn suunnittelun vaihtoehto ei ole ollut realistinen. Järjestelmäinvestoinnit on koettu liian suuriksi tai raskaiksi projekteiksi ja tällöin paikallisesti rakennettu ratkaisu on tuntunut helpommalta ja nopeammalta.
Hajautettu toimintatapa ei siis ole "väärä", vaan se on ollut pitkään paras mahdollinen ratkaisu käytettävissä olevilla välineillä. Mutta teknologian kehittyessä raja hajautetun ja keskitetyn välillä on alkanut hämärtyä.
Nykyään, kun resurssit ovat tiukilla ja tilojen käyttöastetta tarkastellaan entistä kriittisemmin, kiinnostus keskitetympään suunnitteluun kasvaa nopeasti. Yhä useampi organisaatio kysyy: "Miten voisimme nähdä koko talon tilanteen yhdellä silmäyksellä ilman, että yksiköiden oma päätösvalta katoaa?"
Tämä kysymys on pohjana monille moderneille suunnitteluratkaisuille, jotka yhdistävät keskitetyn näkymän ja paikallisen joustavuuden. Tällaiset järjestelmät mahdollistavat sen, että yksiköt voivat edelleen tehdä omia päätöksiään, mutta tieto kulkee kaikille ja päällekkäisyydet vältetään automaattisesti.
Esimerkiksi Axel Planner on kehitetty juuri tätä tarvetta varten – se kokoaa tilat, henkilöstön ja aikataulut yhteen, mutta antaa yksiköille mahdollisuuden hienosäätää omaa suunnitteluaan. Näin mahdollistetaan läpinäkyvyys ilman hallinnollista kuormaa, ja tulokset näkyvät suoraan potilastyössä.
Hajautettu suunnittelu on ymmärrettävä ja monelle tuttu ratkaisu. Se tarjoaa vapautta ja päätösvaltaa lähellä arkea. Mutta siinä vaiheessa, kun organisaatio kasvaa ja resurssit niukkenevat, paikallinen optimointi ei enää riitä.
Ilman yhteistä näkyvyyttä ja ajantasaista tietoa tehottomuus lisääntyy ja syntyy väistämättä päällekkäistä työtä. Siksi seuraavassa blogissa käännämmekin katseen tulevaisuuteen: miten keskitetty suunnittelu voi yhdistää tehokkuuden ja inhimillisyyden ja vapauttaa ammattilaisten aikaa takaisin potilaille.
Blogisarjan seuraava osa: “Keskitetty suunnittelu – tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja vähemmän manuaalista työtä”