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Wer mit Geschäftsabläufen zu tun hat, kommt um Excel kaum herum. Dieser Software-Klassiker ist zwar sehr flexibel, kann aber auch äußerst schwerfällig werden – spätestens dann, wenn das Unternehmen wächst.Auch im Gesundheitswesen planen viele Einrichtungen ihre Ressourcen in Excel. Doch ist dies wirklich der effizienteste Weg, um diese wichtige Planungsarbeit zu erledigen, oder gibt es andere Möglichkeiten?

Die "Produktionsmittel" im Gesundheitswesen, d. h. die Ressourcen, mit denen die Gesundheitsversorgung steht oder fällt, sind Menschen, Räumlichkeiten, Geräte und natürlich Geld. Das Geld lasse ich für den Moment aussen vor, da das Budget in der Regel der Faktor ist, der die Verfügbarkeit der anderen Ressourcen bestimmt. Bei der Bereitstellung von Gesundheitsdienstleistungen treffen Einrichtungen, medizinisches Fachpersonal, Geräte und Patient*innen zur richtigen Zeit aufeinander. Damit dieses komplexe Zusammenspiel funktioniert, muss auf verschiedenen Ebenen geplant werden. Beim typischen Modell, das aus der Welt des Militärs übernommen wurde, wird auf strategischem, taktischem und operativem Level geplant. Die Level unterscheiden sich durch die Zeitspanne und den Detaillierungsgrad.

Die strategische Planung und Steuerung von Gesundheitsdienstleistungen basiert auf einer groben Schätzung des Ressourcenbedarfs, einem daraus abgeleiteten Budget und Plan. Der Zeitraum beträgt in der Regel 6–12 Monate. Auf taktischem Level erfolgt die Planung in der Regel auf monatlicher und wöchentlicher Basis und konzentriert sich auf die Klinik-, Schicht- und Aufgabenplanung. Auch Arbeits- und Raumverteilung werden hier berücksichtigt. Hauptziel ist, die Nutzung der Einrichtungen zu optimieren und sicherzustellen, dass allen Ressourcen und allen Schichten ein geeigneter Raum zur Verfügung steht. Auf operativem Level wird der Einsatz der einzelnen Ressourcen auf Tages- und Stundenbasis geplant. 

Das dargestellte dreistufige Planungspuzzle wird bisher häufig mit Excel-Tabellen  gelöst. Was aber wäre, wenn Sie Prozesse automatisieren und Excel ersetzen könnten? Axel Planner schlägt traditionelle Tabellenkalkulationen um Längen. Planner vereint die Planungsfunktionen der Organisation in einem System und ermöglicht so eine bessere Optimierung der Ressourcen. Die Übersicht über mehrere organisationsübergreifende Pläne in Echtzeit reduziert Fehler und ermöglicht schnelle und flexible Anpassung an sich ändernde Situationen. Erfahren Sie mehr über Axel Planner und wie es Ihnen helfen kann, Personal,  Räume und Geräte in Echtzeit zu verwalten – ganz ohne Excel.

Ilari Laaksonen

Verfasser: Ilari Laaksonen

CEO, Axel Health